baupk@unisma.ac.id

Job Deskripsi Bagian Administrasi Umum dan Kerumahtanggaan

  • KEPALA BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN KERUMAHTANGGAN
  1. Menyusun, mempersiapkan rencana dan program kerja untuk memastikan tercapainya kualitas target kerja
  2. Merencanakan, membagi tugas, memberi pelayanan dan mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan bidang administrasi umum dan kerumahtanggaan
  3. Melaksanakan koordinasi kegiatan, pelayanan, dan pengendalian administrasi umum dan kerumahtanggaan;
  4. mengevaluasi pelaksanaan tugas Subbagian Administrasi Umum dan Kerumahtanggaan untuk mengetahui permasalahannya dan pemecahannya, serta membantu kesulitan-kesulitan teknis dari bawahan yang menjadi tanggung jawabnya;
  5. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah ditetapkan pimpinan;
  6. Melaksanakan pembinaan dan penilaian kinerja para kasubag.
  7. Menyusun dan melaporkan semua kegiatan kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan Kerumahtanggaan;
  8. Melaksanakan tugas lainnya dari atasan
  • KEPALA SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM
  1. Menyusun rencana program kerja Bagian Administrasi Umum.
  2. Membuat draf naskah dinas dan surat keluar/masuk
  3. Meningkatkan kualitas pelayanan dan pengelolaan dalam bidang persuratan, kearsipan dalam administrasi umum
  4. Melaksanakan pengendalian dan mengevaluasi, serta menindaklanjuti surat masuk dan keluar.
  5. Mengkoordinasikan pendistribusian, pengelolaan arus surat masuk dan surat keluar dengan sistem kartu kendali untuk memperlancar penerimaan informasi;
  6. Melaksanakan bimbingan, pengendalian dan pengawasan terhadap penyelenggaraan dan kearsipan surat dan dokumen
  7. Mempersiapkan dan menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas pejabat dan semua unsur
  8. memberikan tugas dan petunjuk kepada staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
  9. menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karir;
  10. Melaksanakan administrasi kegiatan penerimaan dan pengiriman surat, naskah, dan dokumen lain;
  11. Melaksanakan urusan risalah rapat dinas Pimpinan Universitas
  12. Melaksanakan penggandaan surat, naskah, dokumen, dan lainnya
  13. Melaksanakan penyimpanan arsip surat, naskah, warkat, dan dalam bentuk file;
  14. Menyusun statistik persuratan;
  15. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan;
  16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
  • KEPALA SUB BAGIAN KEUMAHTANGGAN
  1. Menyusun rencana program kerja Bagian Kerumahtanggaan
  2. Melakukan penyiapan administrasi, pengendalian fasilitas, pelayanan peminjaman ruang, bus,dan elf.
  3. Melaksanakan kegiatan kerumah tanggaan;
  4. Mengatur tempat dan fasilitas kegiatan upacara, rapat dinas, dan acara lainnya;
  5. Menyiapkan konsumsi kegiatan upacara, rapat dinas, dan acara resmi lainnya;
  6. Memantau dan mengevaluasi kegiatan kerumahtanggaan.
  7. Mengelola dan melaksanakan pengadaan barang ATK;
  8. Menjaga keandalan fungsi semua peralatan di ruang sidang dan seminar;
  9. Melaksanakan penyimpanan, pendistribusian, dan inventarisasi barang;
  10. Melaksanakan penatausahaan barang, termasuk stok barang ATK;
  11. Menyusun laporan rekapitulasi barang ATK;
  12. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penggunaan barang ATK;
  13. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro, Kabag sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.
  • STAF BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN KERUMAHTANGGAN
  1. Membantu Kabag atau Kasubag Administrasi Umum dan Kerumahtanggaan dalam proses melaksanakan tugas dinas harian
  2. Merekap data surat keluar dan surat masuk pada buku surat
  3. Menerima dan menjawab telepon
  4. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan,
  5. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan.
  6. Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk kelancaran aktifitas kantor
  7. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor